秘書的工作素質(zhì)

內(nèi)容摘要：廈門有加貿(mào)易有限公司是一家主要經(jīng)營陶瓷餐具，陶瓷花插等產(chǎn)品的貿(mào)易有限公司，我的職位所負(fù)責(zé)的主要工作是：接聽電話、會(huì)議記錄、接待客人等。在工作的過程中我根據(jù)在接聽電話和會(huì)議記錄及接待客人和安排大會(huì)、晚宴時(shí)所做的好的方面、所犯的錯(cuò)誤總結(jié)出了解決的方法。并體會(huì)到：做為一名秘書人員應(yīng)該具備怎樣的素質(zhì)及要求。在這里我還要向?qū)W校、老師、公司、同事致謝，感謝他們的幫助，讓我受益一生。

關(guān)鍵詞：文秘  接聽電話  會(huì)議記錄  接待客人  素質(zhì)

     畢業(yè)實(shí)習(xí)是每個(gè)大學(xué)生必須擁有的一段經(jīng)歷，它使我們在實(shí)踐中了解社會(huì)，讓我們學(xué)到了很多在課堂上根本就學(xué)不到的知識(shí)，受益匪淺，也打開了視野，增長了見識(shí)，為我們以后進(jìn)一步走向社會(huì)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。而我于今年2月16號到5月31號廈門有加貿(mào)易有限公司進(jìn)行實(shí)習(xí)，現(xiàn)在就這個(gè)實(shí)習(xí)的機(jī)遇做一個(gè)小結(jié)。

一、實(shí)習(xí)單位及崗位簡介

  （一）廈門有加貿(mào)易有限公司的簡介

廈門有加貿(mào)易有限公司是金屬材料批發(fā)業(yè)的一家現(xiàn)代化企業(yè)。公司主要經(jīng)營：批發(fā)零售金屬材料（不含金制品）、機(jī)械電子設(shè)備、五金交電、化工材料（不含危險(xiǎn)化學(xué)品）、礦產(chǎn)品、紡織品、工藝品、日用百貨；自營和代理各類商品和技術(shù)的進(jìn)出口、但國家限定公司經(jīng)營或禁止進(jìn)出口的商品和技術(shù)除外。

公司憑著“可靠的產(chǎn)品質(zhì)量、現(xiàn)代化的經(jīng)營理念、完善的售后服務(wù)”贏得廣大客戶的信賴，廈門有加貿(mào)易有限公司愿以真誠專業(yè)的服務(wù)與客戶朋友建立合作，共同發(fā)展。

詳細(xì)信息主營產(chǎn)品或服務(wù)： 批發(fā)零售金屬材料（不含金制品）、機(jī)械電子設(shè)備、五金交電、化工材料（不含危險(xiǎn)化學(xué)品）、礦產(chǎn)品、紡織品、工藝品、日

用百貨；自營和代理各類商品和技術(shù)的進(jìn)出口、但國家限定公司經(jīng)營或禁止進(jìn)出口的商品和技術(shù)除外。主要產(chǎn)品：陶瓷餐具，陶瓷花插，樹脂工藝品，床上用品等主要出口地是北美洲和歐洲。

    主營行業(yè)：金屬材料批發(fā)業(yè)，經(jīng)濟(jì)類型：有限責(zé)任公司，法人代表：曾建平，注冊日期： 2003-1-9，注冊資金：108 萬元，職工人數(shù)：15 人。

（二）我的職位介紹

文秘的職業(yè)定義是：從事辦公室程序性工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)以及日常事物，并為決策以及實(shí)施提高服務(wù)的人員。文秘作為領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，一是記錄和抄寫；二是文稿起草。記錄，有領(lǐng)導(dǎo)的口授記錄，有接待來訪者的記錄，還有會(huì)議記錄和電話記錄等等；抄寫，即對字跡潦草或因在起草過程經(jīng)反復(fù)推敲、多次修改和勾劃的文稿進(jìn)行譽(yù)寫以便繼續(xù)修改或交付打印幫助領(lǐng)導(dǎo)譽(yù)寫稿件使之騰出時(shí)間去做其它的工作，這是文字秘書應(yīng)盡的責(zé)任。起草文稿，是文字秘書工作的主要部分。

還需要負(fù)責(zé)辦公室日常電話、訪客、信訪的接待工作。負(fù)責(zé)收發(fā)處理各種函電、郵件和文件等。完成會(huì)務(wù)安排、接洽工作，必要時(shí)做好會(huì)議記錄和紀(jì)要，以及擬寫通用文案和一般工作報(bào)告。做好公司內(nèi)外事務(wù)的安排和聯(lián)絡(luò)工作，還有文書檔案收集、整理、歸檔和管理工作。管理和合理使用好電腦、打印機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備。

我的職位主要是負(fù)責(zé)辦理辦公室的日常電話；接送來訪客人、廠商，在開會(huì)前發(fā)布會(huì)議通知，在開會(huì)的時(shí)候做會(huì)議記錄，會(huì)后整理會(huì)議室；一些文件、合同的文字錄入記打印、復(fù)印；平常沒事就擦擦桌子、整理辦公桌；總經(jīng)理的一些行程的安排，比如：總經(jīng)理的出差行程安排，定車票、機(jī)票等；還有一個(gè)是管理公司的網(wǎng)站；整理和裝訂文件、合同；上傳下達(dá)，比如：領(lǐng)導(dǎo)要出什么新的公司規(guī)則，需要同事的意見，我就是負(fù)責(zé)把同事的意見收集起來匯報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)。以及平常一些事情同事的意見也應(yīng)及時(shí)反饋給領(lǐng)導(dǎo)。

二、實(shí)習(xí)內(nèi)容及過程

     在實(shí)習(xí)期間，我主要負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容是辦公室文秘。在這一過程中，我采用了看、問、學(xué)等方式，初步了解了公司文秘工作中的具體業(yè)務(wù)知識(shí)，拓展了所學(xué)的專業(yè)知識(shí)。為以后正常工作的展開奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，從個(gè)人發(fā)展方面說，對我影響最大的應(yīng)該是作為一個(gè)社會(huì)人工作作風(fēng)以及在工作過程中專業(yè)知識(shí)對工作的重要作用，因?yàn)檫@些都是我在校學(xué)習(xí)中不曾接觸過的方面，所以我將在報(bào)告中首先講述我在實(shí)習(xí)期間積累的這方面的認(rèn)識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。

（一）我的一天、工作任務(wù)、工作業(yè)績

 1、工作的一天

     早晨七點(diǎn)起床，因?yàn)槭亲」?，所以不用去擠公交或自己騎車去上班。

      7：45到公司(上班時(shí)間為8：00分)，邊放下包，邊啟動(dòng)電腦。等待電腦開機(jī)的這段時(shí)間，拿起抹布和拖把，簡單地擦一下辦公桌和地面。回到電腦前，查看電子郵箱，查看是否有新郵件或未辦理的郵件。

8：00 檢視手中的工作，開始謄正昨天聽寫的兩封信，盡快送請張總經(jīng)理簽名。完成信稿放人簽名卷夾中，置于張總經(jīng)理案頭。(信件宜如此慎重處理，以免他人窺視)

8：15  拆閱并處理第一批郵件。留下必須由我直接作答的，張總經(jīng)理到達(dá)辦公室，囑我到他辦公室作大約5分鐘的口授筆記。迅速整理出即將討論的事項(xiàng)，因他即將于下午遠(yuǎn)離，公差兩星期。

向張總經(jīng)理報(bào)到，聽寫時(shí)，兩度因電話而中斷，然后繼續(xù)筆記。回到辦公桌后，回復(fù)一緊急電話。

張總經(jīng)理把他的旅行計(jì)劃交給我，交代他外出期間要我處理的事情，張總經(jīng)理當(dāng)面囑咐如有需要可找他人幫忙，以完成交辦事項(xiàng)，因?yàn)樗牢疫€得做不少事。

8：50  回到我的辦公桌，檢查檔案，獲取必要的資料，回復(fù)在張總經(jīng)理辦公室所接聽的電話。

撿出必須由張總經(jīng)理過目的航空信件。無特別緊要待復(fù)函件，摘記幾項(xiàng)待辦事項(xiàng)，俟第二次郵件到來再處理。

10：40  開始謄清張總經(jīng)理口授信件。

11：10  打好數(shù)封信函送請張總經(jīng)理簽名，并影印其中部分信函，我在他辦公室時(shí)，張總經(jīng)理接聽一通私人電話，決定提早于3點(diǎn)鐘，而不是原定的5點(diǎn)鐘出差，因此，我至少必須在2點(diǎn)半左右為他準(zhǔn)備好應(yīng)帶的公事包。

11：15  回到辦公桌，打三通電話分別通知同仁，將原定4點(diǎn)鐘召開的會(huì)議提前到2點(diǎn)鐘。張總經(jīng)理應(yīng)帶的文件幾乎皆已備齊，為了慎重起見再檢查一遍。

張總經(jīng)理的公文包已準(zhǔn)備妥當(dāng)，只等最后一份的資料。

11；45  整理檔案并與同仁會(huì)議后，開始處理陳副總經(jīng)理的信件，他希望當(dāng)天能知道來信大致內(nèi)容。張總經(jīng)理提早離開辦公室去進(jìn)午餐，當(dāng)他經(jīng)過我的辦公室時(shí)，交給我一份簡短的備忘錄。說是回到辦公室時(shí)再由他簽名，我的案頭始終準(zhǔn)備好一本筆記簿。翻在空白的一頁，以備不時(shí)之需。將備忘錄立即謄正。并置于張總經(jīng)理辦公室的簽字卷夾內(nèi)。第二批郵件到達(dá)，很快地過目一遍，其中有一件需要張總經(jīng)理立即注意，從檔案中找出有關(guān)資料附于來信之后，一并置于張總經(jīng)理辦公桌上的“速件”卷夾內(nèi)。

12：00  下班，中午有兩個(gè)小時(shí)的休息時(shí)間 .就在這時(shí)接待員通知一位客戶要見陳副總經(jīng)理，假如陳副總經(jīng)理此時(shí)尚在辦公室，照例會(huì)留訪客進(jìn)午餐，乃決定請客人到我們的餐廳用膳，巧遇市場調(diào)查部門的高先生，乃一并邀他同桌進(jìn)食，請來客在訪客名簿上簽名。  

2：00重回辦公桌，剛與高先生陪著客戶吃完午飯并送客。將進(jìn)餐時(shí)與客戶談話要點(diǎn)記下，留供陳副總經(jīng)理參考。并將來客姓名記人訪客名單中。  

2：40  將緊急信件謄正，請張總經(jīng)理簽名，并以副本一份納入其公文包中。檢查是否有致陳副總經(jīng)理緊迫郵件，其中有一封須并于晨間轉(zhuǎn)寄資料時(shí)一并轉(zhuǎn)致，在張總經(jīng)理離開后應(yīng)立刻準(zhǔn)備。

3：oo 張總經(jīng)理的三位同事到達(dá)辦公室，他囑我作筆錄。

3：20  三位同事離去，張總經(jīng)理希望盡快將會(huì)談?dòng)涗浿`正，討論一些其他事項(xiàng)。

3：30  重回辦公桌 將張總經(jīng)理的公文包準(zhǔn)備妥貼。

3：45  繼續(xù)處理第二批來信，并備妥寄給陳副總經(jīng)理的資料。

4：00  張總經(jīng)理離開辦公室，他能準(zhǔn)時(shí)而且諸事齊備地動(dòng)身，總算松了一口氣，繼續(xù)整理信件。

接到陳副總經(jīng)理的長途電話，他將延后兩天回來，并囑轉(zhuǎn)告辦公室有關(guān)同仁，他已打電報(bào)給原先約定會(huì)面的某些客戶，陳副總經(jīng)理希望立即寄給他某些已打字完成的資料，決定于今晚投郵，我按序檢查一遍。

5：00  工作在忙碌中順利進(jìn)行。第三批郵件到，其中有兩封限時(shí)信是給張總經(jīng)理的，一封今晚即行轉(zhuǎn)寄，另一封我自己可以處理。

5：15  接獲通知說明兩位客人來拜訪陳副總經(jīng)理，盡管心里不歡迎這種打擾，但是必須去見他們。正準(zhǔn)備去招呼他們時(shí)。

我則前往接待室，那位領(lǐng)班正在與一位訪客交談，而我則招呼另外并將他們的來意記錄下來，以便轉(zhuǎn)告陳副總經(jīng)理。

5：40  電話鈴響，原來是張總經(jīng)理從機(jī)場打來的，他忘了一件必要攜帶的重要包裹，(我不覺自言自語的說：“哦]真糟糕)所幸離他起飛時(shí)間還早，我希望能趕得及送給他，讓小陳幫忙送去，時(shí)間緊迫。 

我急速趕辦陳副總經(jīng)理交代之事，將其納入一牛皮紙信封，量過重量之后，貼上足夠的郵票，即將投郵。

5；55  接張總經(jīng)理電話，說小陳已將包裹送到。之后我把它記在行事歷上作為明天緊急待辦事項(xiàng)，以及許多“應(yīng)辦事項(xiàng)”記在行事歷上。

6：00  準(zhǔn)時(shí)下班

   2、我的工作任務(wù)

（1）接聽電話。

這里的電話主要是客戶、推銷產(chǎn)品的、打錯(cuò)電話的。這就涉及到我們所學(xué)的接聽電話的內(nèi)容——接聽電話的技巧。需要注意的要點(diǎn)：

要點(diǎn)1 電話機(jī)旁應(yīng)備有筆記本和鉛筆

要點(diǎn)2 先整理電話內(nèi)容，后撥電話

要點(diǎn)3 態(tài)度友好

要點(diǎn)4 注意自己的語速和語調(diào)

要點(diǎn)5 不要使用簡略語、專用語

要點(diǎn)6 養(yǎng)成復(fù)述習(xí)慣

(2)會(huì)議管理

我們公司是每周五下午開會(huì)：主要是對本周的工作總結(jié)以及下周的工作計(jì)劃。

(3)接待來訪客人

 常接待通常分事先預(yù)約的和沒有事先預(yù)約的兩種情況。無論是哪一種情況，對待來訪者都要熱情有禮。

3、工作業(yè)績 

 （1）在工作中，我也曾遇到一些張總不愿意接的電話或沒時(shí)間接的電話。如有一些是某些公司打的推銷其公司產(chǎn)品的電話：在聽到電話鈴響時(shí)，先看下是不是陌生號碼，因?yàn)橐恍┲饕蛻舻碾娫捨叶加杏浵聛?。是陌生號碼，我會(huì)先禮貌問候，然后問對方是哪里？一般如果是推銷產(chǎn)品的，開口就會(huì)說：“你們經(jīng)理在嗎或是問你們公司負(fù)責(zé)采購的是誰？”而不是說：“張總在嗎，采購部的某某在嗎？”他們會(huì)不了解我們公司的人員分配等等。這種電話我就會(huì)婉言說：“不好意思！我們經(jīng)理不在，您是哪里？有什么事可以讓我轉(zhuǎn)答的嗎？”還有的人會(huì)直接問：那你們經(jīng)理的號碼可以告訴我嗎？我就說：“不好意思！如果我們有需要的話會(huì)直接跟您聯(lián)系的，謝謝！”他們就會(huì)知道情況然后掛斷。

 （2）記得第一次做會(huì)議記錄的時(shí)候，很生疏。因?yàn)椋孩賱傔M(jìn)公司對公司的同事的姓名都不清楚；②對公司的一些產(chǎn)品的專業(yè)術(shù)語聽不懂，有些字寫錯(cuò)了；③以前在學(xué)校都是理論知識(shí)，沒有實(shí)踐過，記起來比較慢。開完會(huì)后張總讓我整理下，第二天早上打印出來交給他。第二天早上去上班的時(shí)候，我就馬上根據(jù)昨天做的內(nèi)容針對一些我不懂的專業(yè)術(shù)語，以及會(huì)議記錄大概要記些什么請教同事。邊請教邊記錄，記錄完在會(huì)議記事本上整理好接著電腦錄入、打印出來，交給張總。